A seguito dell’emergenza sanitaria da Coronavirus, per fare fronte alle esigenze delle imprese dotate di certificazione di sistemi di gestione aziendali, Accredia ha adottato una serie di misure con l’obiettivo di garantire la continuità del servizio di valutazione della conformità e di tutelare la salute di dipendenti, collaboratori e operatori degli organismi di certificazione, in riferimento alle attività relative alle verifiche periodiche per il rinnovo ed il mantenimento del certificato ed anche per il rilascio di nuove certificazioni.
In particolare con la Circolare tecnica DC 08, indirizzata a tutti gli organismi di certificazione accreditati/riconosciuti da ACCREDIA, per le certificazioni ISO 9001 codice IAF 28 (settore costruzioni) ha fornito le seguenti informazioni operative.
1) Per la gestione di questo evento eccezionale, a meno di eventuali prescrizioni emesse dalle Autorità Competenti o da soggetti proprietari di schemi di certificazione, per tutti gli schemi di accreditamento gestiti dal Dipartimento Certificazione e Ispezione di Accredia, il documento di riferimento è lo IAF ID03 “Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs”, CABs and Certified Organizations .
2) Per l’effettuazione di audit in remoto, bisogna fare riferimento al documento IAF MD04 Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes
3) Per gli audit nel settore IAF 28 schema ISO 9001, dove vige anche il Regolamento ACCREDIA RT-05 rev. 02, vale quanto segue:
Audit Iniziali e di estensione
Nei casi di audit iniziali è possibile condurre parte della verifica in remoto e posticipare la restante parte di verifica in cantiere di 6 mesi rispetto alla verifica svolta in remoto. Con l’effettuazione della verifica in remoto sarà però possibile assumere già da subito una decisione sul rilascio della certificazione, sebbene la verifica sia stata parziale.
Per la parte di verifica in remoto l’organismo di certificazione dovrà sempre campionare evidenze documentali di commesse chiuse e/o in corso (almeno n. 2 per scopi semplici e n. 4 per scopi complessi), che possano assicurare la funzionalità ed efficacia del Sistema Gestione Qualità.
Nei casi di estensione dello scopo di certificazione, gli organismi di certificazione potranno procedere alla sola valutazione in remoto di evidenze documentali, senza quindi prevedere il sopralluogo in cantiere, solo per le richieste che riguardano attività affini e coerenti di cui alla macrotipologia per la quale l’impresa risulta già certificata nella corrispondente attività complessa. In tutti gli altri casi, non potranno essere concesse estensioni in assenza di valutazione di attività operative in cantiere.
Nel caso di nuove certificazioni e di estensione dello scopo di certificazione nel settore IAF 28 schema ISO 9001, gli organismi di certificazione dovranno dimostrare il carattere d’urgenza per evadere le richieste del mercato proprio in questo momento contingente, mantenendo idonee registrazioni in fase di riesame della domanda.
Audit di sorveglianza e rinnovo
Come regola generale, come previsto dal documento IAF ID03 e come confermato sul sito www.iaffaq.com, le attività di certificazione di sorveglianza e rinnovo possono essere posticipate, senza che vi sia una perdita di validità dei certificati emessi, salvo sia stato disposto un regime differente per schemi specifici.
Se non è possibile posticipare la verifica (scelta da preferire), si può procedere con la sola verifica in remoto verificando i processi realizzativi mediante l’utilizzo di evidenze significative documentali (almeno n. 2 per scopi semplici e n. 4 per scopi complessi) che possano assicurare la funzionalità ed efficacia del Sistema Gestione Qualità.
A breve verrà pubblicato sul sito https://iaffaq.com/ un elenco di Domande/Risposte, che sarà considerato un riferimento obbligatorio per la gestione dell’emergenza.
Le misure adottate da Accredia fanno seguito agli ultimi provvedimenti dal Governo in relazione all'emergenza sanitaria da Coronavirus, volti all’adozione di misure urgenti di contenimento del contagio, in particolare le disposizioni che limitano lo spostamento delle persone fisiche su tutto il territorio nazionale ed hanno valore fino a quando verrà stabilita la fine dell'emergenza.