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Privacy – FAQ del Garante sul Registro dei trattamenti

Sono state pubblicate lo scorso 8 ottobre, sul sito istituzionale dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, le FAQ relative alla tenuta del Registro delle attività di trattamento, ai sensi dell’art. 30 del Reg. UE 2016/679 (GDPR).
 
In particolare, con riferimento a coloro che sono tenuti a redigere e aggiornare il Registro è stato chiarito che il riferimento è a tutti i titolari e i responsabili del trattamento ed, in particolare, nel settore privato a:
1)    imprese e organizzazioni con almeno 250 dipendenti;
2)    ogni titolare o responsabile (comprese le imprese o le organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettuino trattamenti che possano presentare un rischio, anche non elevato, per i diritti e le libertà dell’interessato;
3)    ogni titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti non occasionali;
4)    ogni titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti di dati “sensibili” o “giudiziari”.
 
E’ stato, inoltre, chiarito che per organizzazioni si intendono anche gli esercizi commerciali e pubblici, i liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari, penali etc…, le associazioni, le fondazioni, i partiti politici e i sindacati.
 
Le imprese e le organizzazioni con meno di 250 dipendenti potranno, comunque, beneficiare di alcune misure di semplificazione, potendo circoscrivere la redazione del registro solo per le attività di trattamento (es. se il trattamento di categorie particolari di dati si riferisce a quelli inerenti un solo dipendente, potrà essere predisposto solo con riferimento a tale tipologia di trattamento).
 
Il Garante consiglia, comunque, la redazione del registro a tutti i titolari e responsabili del trattamento, in quanto rappresenta uno strumento idoneo a comprendere la tipologia di trattamenti svolti e a garantire il corretto adeguamento alle previsioni introdotte dal Regolamento.
 
Con riferimento, poi, alle informazioni che deve contenere il Registro, sono state riportate nel dettaglio le indicazioni per la compilazione di ogni singolo campo:
a)    finalità del trattamento: indicare le diverse finalità distinte per ogni trattamento (es. trattamento dei dati dei dipendenti per la gestione del rapporto di lavoro), indicando anche la base giuridica;
b)    descrizione delle categorie degli interessati: (es. clienti, fornitori, dipendenti) e descrizionedelle categorie dei dati personali(dati anagrafici, sanitari, genetici, relativi a condanne penali etc…); 
c)    destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati: indicare, anche per categoria, gli altri titolari cui sono inviati i dati (es. enti previdenziali) e i responsabili o sub-responsabili del trattamento cui siano trasmessi i dati dal titolare (es. soggetto a cui affidare l’elaborazione delle buste paga);
d)    trasferimenti dei dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionaleindicare il Paese cui sono trasferiti e le eventuali Garanzie adottate dal Paese stesso;
e)    termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati:indicare tempi di cancellazione per tipologia e finalità di trattamento (es. per rapporto di lavoro i dati saranno conservati per 10 anni);
f)     descrizione generale delle misure di sicurezza: descrizione, in forma riassuntiva e sintetica, delle misure tecnico organizzative adottate dal titolare in relazione ad ogni attività.
 
Il Garante ha inoltre chiarito che il Registro potrà contenere anche elementi ulteriori, ritenuti utili dal titolare, quali, ad esempio, il riferimento all’eventuale presenza di un “referente interno”.
 
Relativamente, poi, alla modalità e alla conservazione del Registro, è stato ribadito che lo stesso deve essere costantemente aggiornato e contenere informazioni corrispondenti ai trattamenti effettivamente svolti. Può essere compilato sia in formato cartaceo che elettronico e deve riportare la data di prima istituzione e la data dell’ultimo aggiornamento.
 
Sono state, infine, fornite indicazioni in merito al Registro dei responsabili del trattamento: è stato specificato che il responsabile dovrà indicare nel Registro le informazioni relative ad ogni singolo titolare per il quale opera, riportando il riferimento del contratto di designazione per l’individuazione della natura e della finalità del trattamento.
 
Per quanto non riportato nella presente, si rinvia alle FAQ e ai due modelli di Registro emanati dal Garante, consultabili al seguente link: https://www.garanteprivacy.it/home/faq/registro-delle-attivita-di-trattamento

Eliminazione file CSV - Controllo limiti temporali Cig - Nuove procedure informatiche

Con il messaggio n. 3566/18, di cui si allega copia, l’Inps ha comunicato di aver implementato le procedure informatiche ai fini del controllo dei limiti temporali di Cigo (52 settimane nel biennio mobile ) e Cigs (30 mesi tra Cigo e Cigs nel quinquennio mobile), nonché ai fini dell’eliminazione del file CSV.
Dal 1° novembre 2018, attraverso il nuovo servizio, per il quale è stata predisposta un’apposita guida, a cui si rimanda, le aziende potranno, previo inserimento di specifici dati (numero di matricola aziendale, identificativo dell’unità produttiva, data iniziale del periodo di Cig, numero di settimane richieste di Cig), conoscere preventivamente la diponibilità di settimane di Cig utilizzabili nei limiti di legge.
Si evidenzia che l’interrogazione aziendale riguarda dati presenti negli archivi informatici delle ore autorizzate, esclusi i periodi richiesti e ancora in istruttoria alla data dell’interrogazione.
Nel caso in cui risultassero differenze di settimane di Cigo conteggiate e non corrispondenti a quelle effettivamente fruite, le aziende dovranno indicare tale valore in fase di invio della domanda, allegando alla stessa istanza un’autocertificazione riepilogativa delle giornate effettivamente fruite per i periodi precedentemente autorizzati. 
Con l’eliminazione del file CSV (allegato alla circolare Inps 197/15), sempre dal 1° novembre 2018, le relative informazioni verranno recuperate dall’Inps attraverso i dati forniti con i flussi Uniemens dei 6 mesi precedenti la data di inizio del periodo di Cigo richiesto.
Eventuali dubbi circa il superamento del limite di 1/3 o la mancanza anche parziale di dati Uniemens dei 6 mesi precedenti la domanda, obbligano ai sensi dell’articolo 11 del decreto 95442/2019, gli operatori di sede ad un approfondimento istruttorio con conseguente richiesta del file CSV utile a completare il controllo.
Quanto all’elenco nominativo dei lavoratori beneficiari della Cigo, le aziende dovranno allegare alla domanda il formato XML o CSV predisposto in base ai nuovi tracciati messi a disposizione dall’Inps e anch’essi allegati. 
Ad ogni modo, nei primi sei mesi a decorrere dal prossimo 1° novembre, le aziende, dovendo adeguare il proprio software ai nuovi formati XML e CSV, potranno importare i codici fiscali de lavoratori direttamente dal CSV, attualmente in uso. 

4 allegati

Messaggio numero 3566 del 28-09-2018

Messaggio numero 3566 del 28-09-2018_Allegato n 1

Messaggio numero 3566 del 28-09-2018_Allegato n 2

Messaggio numero 3566 del 28-09-2018_Allegato n 3

Nota INL su Tracciabilità delle retribuzioni

Si fa seguito alla ns. comunicazione del 6 settembre scorso per comunicare che l’INL, con l’allegata nota n. 7369 del 10 settembre scorso, ha fornito ulteriori indicazioni operative al personale ispettivo, condivise con l’Ufficio legislativo del Ministero del Lavoro e con l’ABI (Associazione Bancaria Italiana), in ordine alle modalità di verifica del rispetto dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti e al divieto di erogazione in contanti della retribuzione, ai sensi dell’art. 1, commi 910-913 della L. n. 205/2017 della Legge di Bilancio 2018.
L’Ispettorato, nel ribadire quanto già chiarito con la nota n. 6201/2018 (l’obbligo non riguarda le somme dovute a diverso titolo, quali, a titolo esemplificativo, anticipi e/o rimborsi spese di viaggio, vitto e alloggio), ha precisato che le somme relative all’indennità di trasferta, in “considerazione della natura mista della stessa (risarcitoria e retributiva al di sopra di un determinato importo e con determinate caratteristiche)” rientrano nell’obbligo di tracciabilità.
Ciò anche al fine di consentire al personale ispettivo di poter verificare gli importi versati al lavoratore “forfettariamente” e verificare i limiti di imponibilità fiscale e contributiva previsti dalla disciplina in materia di trasferta (art. 51, co.5 del TUIR).
Con riferimento all’ipotesi di pagamento, l’Ispettorato ha chiarito che può ritenersi conforme anche il pagamento della retribuzione effettuato al lavoratore in contanti presso lo sportello bancario ove il datore di lavoro abbia aperto e risulti intestatario di un conto corrente o conto di pagamento ordinario soggetto alle dovute registrazioni, anche se non effettuato presso il conto corrente di tesoreria, come indicato alla lett.c), co. 910 della L. n. 205/2017.
Rientra inoltre nelle ipotesi di cui alla lettera d) del comma suddetto, il pagamento delle retribuzioni con lo strumento del “vaglia postale”, nel rispetto delle condizioni previste dal D.Lgs n. 231/2007.
L’Ispettorato ha, poi, indicato le diverse modalità con le quali, nelle ipotesi in cui risulti dubbia la corresponsione della retribuzione attraverso gli strumenti previsti, gli organi di vigilanza effettueranno ulteriori controlli sui sistemi di pagamento adottati (bonifico sul conto identificato dal codice IBAN indicato dal lavoratore, strumenti di pagamento elettronici, pagamento in contanti attraverso conto corrente di tesoreria con mandato di pagamento e attraverso conto corrente/conto di pagamento ordinario, emissione di un assegno consegnato direttamente al lavoratore o, in caso di suo comprovato impedimento, a un suo delegato).
La richiesta da parte del personale ispettivo nei confronti degli Istituti di credito dovrà avvenire, preferibilmente a mezzo PEC, presso la filiale nella quale il datore di lavoro intrattiene i rapporti di conto sui quali è stato effettuato il pagamento con bonifico, contanti o strumenti di pagamento elettronico, o in caso di pagamento mediante assegni alla banca presso la quale lo stesso è stato versato.
E’ stato, inoltre, precisato che, qualora venga riscontrata la corresponsione in contanti per un importo stipendiale pari o superiore a 3.000€, si configura la violazione di cui all’art. 49 (Limitazioni all'uso del contante e dei titoli al portatore) del D.Lgs n. 231/2007 recante “Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione”.

1 allegato

INL Nota7369-18

Note di rettifica per conguagli CIG - Comunicato INPS

Si informa che la Direzione delle entrate e recupero crediti dell’Inps, tramite Pec inoltrata alle Associazioni di categoria, ha comunicato che relativamente alle autorizzazioni di Cig con ticket ed alle eventuali note di rettifica per differenze di importi conguagliati con scadenza nel mese di settembre, il passaggio automatico al recupero crediti è rinviato al 45° giorno decorrente da tale scadenza.
Tale differimento del termine consentirà alle aziende di verificare eventuali errori riportati dalle note di rettifica e, nel caso, di avviare un confronto interlocutorio con le sedi territoriali Inps.
Facendo seguito alla suddetta comunicazione Pec, l’Istituto ha altresì comunicato, tramite messaggio hermes n. 3455/18, di aver inoltrato alle aziende interessate una nota in cui, rimandando alla funzionalità “Evidenze CIG” presente nel cassetto previdenziale, vengono illustrate le istruzioni per monitorare i conguagli relativi alle autorizzazioni CIG con sistema ticket, nonché agevolare la visualizzazione di errori che potrebbero aver determinato differenze di importi conguagliati e comunicati con nota di rettifica. Per completezza, si fornisce in allegato il testo del citato messaggio.

1 allegato

msg Inps 3455

Trattamento di fine rapporto - Indice ISTAT mese di luglio 2018

L'indice dei prezzi al consumo per le famiglie degli operai ed impiegati rilevato dall'ISTAT per il mese di luglio 2018 è risultato pari a 102,5 (base 2015 = 100).

 
Il coefficiente di rivalutazione del trattamento di fine rapporto è pertanto pari a 1,01913576.
 
Tale coefficiente è  il risultato del seguente calcolo:
 
7/12 x 1,5 (tasso fisso) = 0,875
 
75% di 1,38476756  [indice luglio su indice dicembre 2017 x 100 - 100] = 1,038576
 
TOTALE =  1,913576
 
Si ricorda che in base al 5° comma dell'articolo 2120 Cod. Civ., agli effetti della rivalutazione le frazioni di mese uguali o superiori ai 15 giorni si computano come mese intero. Pertanto il citato coefficiente si applica ai rapporti di lavoro risolti tra il 15 luglio 2018 ed il 14 agosto 2018.
 
Si allega un prospetto riepilogativo dei coefficienti di rivalutazione e dei relativi procedimenti di calcolo.
 
1 allegato

alltfrluglio2018

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